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        通知公告  
      關(guān)于做好2021年歸檔工作的通知
      2021年05月19日  

      各單位、各院系:

      為保障我校檔案資源齊全、完備,根據(jù)《延安大學(xué)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定,現(xiàn)就做好2021年歸檔工作有關(guān)事宜通知如下:

      一、歸檔內(nèi)容

      本年度所歸檔案主要指各單位、各院系在2020年度所形成屬于歸檔范圍的紙質(zhì)文件、電子文件、實(shí)物等。

      二、歸檔時間、地點(diǎn)

      時間:2021520日—2021630

      地點(diǎn):新校區(qū)檔案館104

      三、歸檔要求

      1、各部門主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視歸檔工作,督促兼職檔案員按時完成2020年度歸檔任務(wù)。

      2、請各位兼職檔案員嚴(yán)格按照《延安大學(xué)文件材料立卷歸檔程序及案卷質(zhì)量要求細(xì)則》的相關(guān)要求,高質(zhì)量、高效率完成本年度歸檔任務(wù)。

      3、各院系要提前做好2021屆畢業(yè)生合影(研究生、本科生)電子版照片檔案的收集整理工作,及時完成歸檔工作(請查看附件1、2、3)。

      4、各單位、各院系隨時做好實(shí)物檔案的收集、整理和移交工作。

      四、歸檔須知

      1、為方便各單位、各學(xué)院高質(zhì)量、高效率的完成歸檔任務(wù),檔案館今后將實(shí)施專職檔案員“包干到戶”,每個單位和學(xué)院都有一名專職檔案工作人員指導(dǎo)和對接檔案工作,此項工作納入每個專職檔案人員的年度考核和績效發(fā)放工作中,以確保我校檔案工作順利推進(jìn)。

      專職檔案員“包干到戶”明細(xì)表

      單位名稱

      檔案館

      負(fù)責(zé)人

      單位名稱

      檔案館

      負(fù)責(zé)人

      兩辦

      趙莎

      對外交流與合作處

      劉雪

      科研處

      圖書館、檔案館

      組織部

      網(wǎng)絡(luò)信息中心

      統(tǒng)戰(zhàn)部

      學(xué)術(shù)期刊中心

      黨委宣傳部

      澤東干部學(xué)院

      紀(jì)委監(jiān)察處

      國際處

      學(xué)工部

      文學(xué)院

      康文梅

      工會

      政法與公管學(xué)院

      團(tuán)委

      歷史學(xué)院

      人事處

      經(jīng)管學(xué)院

      教務(wù)處

      魯藝學(xué)院

      審計處

      楊宇寧

      外語學(xué)院

      研究生院

      數(shù)計學(xué)院

      物電學(xué)院

      繼續(xù)教育學(xué)院

      化工學(xué)院

      發(fā)展規(guī)劃處

      生命科學(xué)學(xué)院

      保衛(wèi)處

      石油學(xué)院

      離退處

      建筑工程學(xué)院

      后勤處(后勤服務(wù)集團(tuán))

      教育科學(xué)學(xué)院

      醫(yī)學(xué)部

      體育學(xué)院

      財務(wù)處

      醫(yī)學(xué)院

      國資處

      馬克思主義學(xué)院

      基建處

      新校區(qū)建設(shè)管理辦公室

      2、請兼職檔案員在歸檔前,自行登錄協(xié)同辦公管理平臺,用彩色打印機(jī)打印發(fā)文套紅擬文稿紙,如無法彩色打印的,請于521- 26日期間到新校區(qū)檔案館104室打印。

      3、請兼職檔案員將本單位歸檔電子文件與紙質(zhì)歸檔一一對應(yīng)上傳至檔案系統(tǒng)相應(yīng)位置(具體上傳步驟參照兼職檔案員手冊第三編第三章第四節(jié)),并打包所有電子檔案,通過OA辦公系統(tǒng)或移動盤交給各單位、各學(xué)院所對接的專職檔案員。

      4、請兼職檔案員先將檔案材料分類、整理,經(jīng)檔案館工作人員審核無誤后,再進(jìn)行頁碼打印和檔案管理系統(tǒng)的信息錄入。凡更換兼職檔案員的單位、學(xué)院,請于528日前將新的兼職檔案員信息表(附件4,須領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋單位公章)報送至新校區(qū)檔案館104室。

      5、具體歸檔范圍、保管期限的劃分請查閱檔案館首頁—業(yè)務(wù)指導(dǎo)—檔案接收范圍和保管期限欄目。

      6、新冠肺炎疫情專題檔案的整理、收集準(zhǔn)備工作,請參閱延大檔發(fā)(20201號《關(guān)于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控期間檔案收集歸檔工作的通知》及附件《疫情防控及醫(yī)療檔案歸檔范圍》,按期移交2020620日以后形成的歸檔材料。

      檔案館

                       2021519

       

      附件【附件1:關(guān)于做好2021屆畢業(yè)生合影照片歸檔的要求.docx已下載
      附件【附件4:兼職檔案員信息表.docx已下載
      附件【附件3:照片檔案移交目錄模板.doc已下載
      附件【附件2:畢業(yè)班照片說明.doc已下載
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