各單位、各學(xué)院：
新校區(qū)搬遷在即，為避免在新校區(qū)搬遷工作中各單位、各學(xué)院檔案的遺失，根據(jù)《延安大學(xué)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，現(xiàn)就做好2019年檔案歸檔工作有關(guān)事宜通知如下：
一、歸檔內(nèi)容
本年度所歸檔案主要指各單位、各學(xué)院在2018年度所形成屬于歸檔范圍的紙質(zhì)文件、電子文件和實物等。
二、歸檔時間
2019年5月5日—2019年6月5日
三、歸檔要求
1.各部門主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視這項工作，督促兼職檔案員按時完成2018年度歸檔任務(wù)。
2.請各位兼職檔案員嚴(yán)格按照《延安大學(xué)文件材料立卷歸檔程序及案卷質(zhì)量要求細(xì)則》的相關(guān)要求，高質(zhì)量、高效率完成本年度歸檔任務(wù)。
3.各學(xué)院要提前做好2019屆畢業(yè)生合影（研究生、本科生）電子版照片檔案的收集整理工作，及時完成歸檔工作（請查看附件1、2、3）。
4.各單位、各學(xué)院隨時做好實物檔案的收集、整理和移交工作。
四、歸檔須知
1.為方便各單位、各學(xué)院高質(zhì)量、高效率的完成歸檔任務(wù)，檔案館今后將實施專職檔案員“包干到戶”，每個單位和學(xué)院都有一名專職檔案工作人員指導(dǎo)和對接檔案工作，此項工作納入每個專職檔案人員的年度考核和績效發(fā)放工作中，以確保我校檔案工作順利推進。
專職檔案員“包干到戶”明細(xì)表
單位名稱 |
檔案館承包人 |
單位名稱 |
檔案館承包人 |
兩辦 |
張宏斌 |
對外交流與合作處 |
劉雪 |
科研處 |
圖書館、檔案館 |
組織部 |
網(wǎng)絡(luò)信息中心 |
澤東干部學(xué)院 |
學(xué)術(shù)期刊中心 |
黨委宣傳部 |
國際處 |
紀(jì)委監(jiān)察處 |
|
文學(xué)院 |
張曉云 |
學(xué)工部 |
政法學(xué)院 |
工會 |
歷史系 |
團委 |
公管學(xué)院 |
人事處 |
趙莎 |
經(jīng)管學(xué)院 |
教務(wù)處 |
魯藝學(xué)院 |
評估處 |
外語學(xué)院 |
教師發(fā)展中心 |
審計處 |
研究生處 |
計算機學(xué)院 |
繼續(xù)教育學(xué)院 |
物電學(xué)院 |
發(fā)展規(guī)劃處 |
化工學(xué)院 |
保衛(wèi)處 |
楊宇寧 |
生命科學(xué)學(xué)院 |
離退處 |
石油學(xué)院 |
后勤集團/后勤處 |
建筑工程學(xué)院 |
醫(yī)學(xué)部 |
教育科學(xué)學(xué)院 |
財務(wù)處 |
體育學(xué)院 |
國資處 |
醫(yī)學(xué)院 |
基建處 |
馬克思主義學(xué)院 |
新校區(qū)建設(shè)管理辦公室 |
2.請兼職檔案員在歸檔前，自行登錄協(xié)同辦公管理平臺，用彩色打印機打印發(fā)文套紅擬文稿紙，如無法彩色打印的，請于5月5日- 15日期間到檔案管理科打印。
3.請兼職檔案員將本單位歸檔電子文件打包后（與紙質(zhì)歸檔內(nèi)容一一對應(yīng)），通過OA辦公系統(tǒng)或移動盤交給各單位、各學(xué)院所對接的專職檔案員。
4.請兼職檔案員先將檔案材料分類、整理，經(jīng)檔案館工作人員審核無誤后，再進行頁碼打印和檔案管理系統(tǒng)的信息錄入。檔案管理系統(tǒng)的登錄請進檔案館首頁“檔案系統(tǒng)登錄”端口，用戶名為各兼職檔案員一卡通卡號，原始密碼為本人身份證后六位。
5.具體歸檔范圍、保管期限的劃分請查閱檔案館首頁—業(yè)務(wù)指導(dǎo)—檔案接收范圍和保管期限欄目。
附件：1.關(guān)于做好2019屆畢業(yè)生合影照片歸檔的要求
2.畢業(yè)班照片說明
3.照片檔案移交目錄模板
檔案館
2019年5月5日
